Organisatie

Stichting Top wordt bestuurd door de laatste jaar leerlingen van niveau 4. De werknemers van deze stichting zijn de leerlingen van klas 3.

Iedereen heeft zijn eigen functie in het bestuur. Dit geeft de leerling de kans om zich zelf te verbeteren in aspecten die hij of zij wil.

Ieder jaar draagt het bestuur de stichting over aan de nieuwe klas 3 samen met de bijbehorende functies en worden de nieuwe leerlingen van klas 2 de werknemers.

Op deze pagina lees je verder over de inrichting van de organisatie en de bijbehorende functies.

Het Bestuur

Het bestuur kent de volgende functies:

Voorzitter(s):

  • De directie (voorzitter(s), financieel en secretariaat) zorgen voor de wekelijkse vergadering van de studentstichting, samen met de voorzitter en de notulist, voor de uitnodiging en agenda en zorgt/zorgen voor de communicatie hierover (coach, studentenstichting). De voorzitters maken de uitnodiging en agenda van de vergadering. De agenda wordt in Google Drive geplaatst. De voorzitter(s) leiden de wekelijkse vergadering.
  • De voorzitter(s) is/zijn aanwezig bij het overleg van de procescoaches met productcoaches. De voorzitter(s) is/zijn de aanspreekpunten bij grote projecten voor de coaches. De directie en dus de voorzitter(s) heeft/hebben indirect inzicht in het verloop van het proces van de projecten (intake –leerofferte –uitvoering –afronding) doordat zij in nauw overleg staan met de projectbegeleiders binnen de studentstichting.
  • Na overleg met het bestuur van de studentstichting wordt bepaald in welke frequentie gerapporteerd gaat worden (geldt voor over alle afdelingen). De voorzitter(s) bespreekt/bespreken wie er vanuit de stichting meewerkt aan presentaties bij het bedrijfsleven en overheden.
  • De directie volgt de voortgang in de andere afdelingen en projecten en stuurt bij daar waar nodig is. De directie neemt beslissingen als er onverwachte zaken voorkomen. De directie zorgt dat het jaarverslag aan het einde van het schooljaar opgesteld en overgedragen wordt (mei/juni) aan de nieuwe directie. Dit jaarverslag is tevens nodig voor de Kamer van Koophandel. De voorzitter(s) houdt/houden de mail van stichting TOP dagelijks bij. Zij verwerken de mails.

Secretariaat:

  • Tijdens de wekelijkse vergadering van de studentstichting maakt het secretariaat de notulen en plaatst deze in google drive.
  • Het secretariaat verwerkt de inkomende en uitgaande post.
  • Het secretariaat verwerkt dagelijks de post uit het postvakje.
  • Het secretariaat checkt dagelijks de mail van stichting TOP en communiceert dit met de juiste personen. Daarnaast bespreken zij de mail met de stichting tijdens de wekelijkse vergadering.
  • Uitnodigingen/ brieven op stichtingsniveau worden door het secretariaat verzonden richting externe partijen.
  • Het secretariaat beheert het klantenbestand van de studentstichting. Zorgt daarbij, mede met ICT dat ook de externeopdrachtgevers connectie hebben met Google Drive.
  • Het secretariaat verzamelt informatie van de verschillende functies in de studentenstichting voor de verwerking in hethalfjaarlijks en jaarverslag.
  • Het secretariaat stelt het half jaarlijks en jaarverslag samen en maakt er een “lopend” en leesbaar verslag van.

PR:

  • PR draagt zorg voor de communicatie van de studentstichting intern in de school en extern. 
  • De afdeling PRontwikkelt en onderhoudt een communicatieplan en communicatiemiddelen voor bijvoorbeeld open dagen en acquisitiegesprekken.
  • PR schrijft maandelijks een nieuwsbrief omtrent regioleren te Emmen en plaatst deze in Google Drive, op de website van de studentenstichting en op de portal van AOC Terra.
  • PR beheert de visitekaartjes, folders en flyers van de studentenstichting.
  • PR onderhoudt contact met OGN Groningen (medewerkster Terra) en met Tineke Oosterhuis, PR medewerkster van Terra te Emmen.
  • PR verzamelt dat wat in de krant komt (aan activiteiten van TOP en projectmedewerkers) en bundeltdit inzichtelijk voor de gehele school.
  • PR verzamelt beeldmateriaal van de projectgroepen om hun bezigheden op de site van TOP, facebook TOP en de portal van Terrate zetten.
  • PR gaat een netwerk opbouwen van kranten/radio/televisie/social media waarop activiteiten worden weergegeven.
  • PR gaat een film maken omtrent regioleren.

P&O (project en organisatie):

  • P&O heeft een up-to-date verantwoording.
  • Absentie en urenbestand van de leden van de studentstichting d.m.v. de urenbriefjes.
  • P&O heeft een up-to-date groepsindeling voor projecten met de projectbegeleiders daaraan gekoppeld.
  • P&O organiseert minimaal 2x per jaar functioneringsgesprekken met de leden van de studentstichting.
  • P&O organiseert een kennismakingsronde met de derdejaars.
  • P&O organiseert 2x per jaar functioneringsgesprekken met de leden van de project uitvoerders.

De afdeling P&O:

  • Nodigt minstens 1 week van tevoren een medewerker uit voor een functioneringsgesprek en geeft vooraf duidelijk aan wat de gesprekspunten zijn en wat het doel van het gesprek is.
  • Geeft duidelijkheid over de duur van het gesprek en de manier van verslaglegging. –
  • Bereidt zich inhoudelijk voor op het gesprek en werkt deze punten systematisch af.
  • Geeft de medewerker voldoende ruimte voor eigen inbreng.
  • Toont aan dat hij/zij kan omgaan met kritiek en denkt/ handelt oplossingsgericht.
  • Rondt het gesprek af en loopt samen met de medewerker de gemaakte afspraken na.
  • Maakt een gespreksverslag en legt dit ter goedkeuring voor aan de medewerker waar hij/zij het gesprek mee heeft gevoerd.
  • Maakt inzichtelijk de ruimte voor verbetering in het volgende gesprek.
  • Communiceert duidelijk met de student dat de gesprekken anoniem(anoniem gemaakt) ook gebruikt worden als data om regioleren te verbeteren.

ICT:

  • De ICT draagt zorg voor de website van de studentenstichting.
  • De ICT heeft het beheer over Google Drive en zorgt ervoor dat alle leden en coaches hier toegang tot hebben.
  • De ICT maakt in Google Drive voor ieder project een mapje waaraan de studenten, coaches en opdrachtgevers gekoppeld kunnen worden
  • De ICT zorgt dat na de zomervakantie de studenten in de groepen via hun email/Gmail gekoppeld zijn aan hun projecten in Google Drive.
  • De ICT ondersteund alle computer gerelateerde activiteiten van de project uitvoerders én de studentenstichting.
  • De ICT maakt een groepsfoto van TOP en per functie een foto voor de website van TOP.
  • De ICT vult de namen van de stichtingsleden in op de website incl. de namen van de stichtingsleden.

Financieel:

  • De afdeling financieel heeft binnen de studentenstichting de taak project nota’s, declaraties, begroting en offertes te verzamelen en deze door te sturen naar de afdeling financieel. De afdeling financieel zorgt voor:
  • De betalingen van de nota’s en declaraties na diverse controles.
  • Een begroting van stichting TOP.
  • Stuurt rekeningen/ herinneringen vanTOP naar desbetreffende personen/ instanties.
  • Verwerkt in een boekhoudsysteem.
  • (Aangifte BTW, indien van toepassing).
  • Liquiditeit verloop bijhouden + planning bijhouden.
  • Financiële map bijhouden.
  • Het financiële maand- en jaarverslag maken.
  • De financiële overdracht regelen van oud- stichtingsleden naar de nieuwe stichting.
  • Verslaglegging van het financieel overzicht naar verschillende subafdelingen, de regelmaat verschilt per project.
  • Daarnaast gaat financieel 1 maal per maand in de subafdeling het financiële plaatje weergeven aan de groep.
  • Er vindt ten minste één maal per maand contact plaats met een financiële coach waarin de leerlingen kunnen aangeven waaraan ze werken.

Facilitair:

  • Tijdens de wekelijkse vergadering van de studentstichting zorgt facilitair voor inrichting van de ruimte en zorgt eventueel voor een laptop en een beamer.
  • Facilitair zorgt voor koffie en thee wanneer er afspraken zijn met externe partijen.
  • Facilitair heeft de verantwoordelijkheid voor het kantoor en de werkruimte van de studentstichting;;
  • Zorgt voor de inrichting.
  • Zorgt dat alles kan worden opgeruimd.
  • Zorgt ervoor dat de ruimtes schoon blijven.
  • Facilitair zorgt voor printmogelijkheden voor alle leden van de studentstichting.
  • Wanneer er externe partijen op bezoek komen bij de studentstichting zorgt facilitair voor beschikbare ruimtes, consumpties en ICT-voorzieningen.
  • Indien vervoer nodig is voor projectgroepen bemiddelt facilitair hierin.
  • Facilitair zorgt voor overzicht en verzorgt het beheer van materialen die bij projecten ingezet worden.
  • Omdat er in het afgelopen jaar veel problemen met laptops waren, is facilitair verantwoordelijk bij te houden welke laptops uit welk lokaal met naam, klas, laptop nummer en kabelnummer, verplaatst en weer teruggezet worden.
  • Algemeen: bij alle afspraken die worden gemaakt vindt terugkoppeling plaats.
  • Facilitair maakt het schema voor de eventuele gezamenlijke tussen- en eindpresentaties.

Aquisitie:

  • De acquisitie heeft inzicht in het verloop van het proces van de projecten (intake –leerofferte –uitvoering –afronding) binnen de studentstichting (voorbereiding/ uitvoering/ nazorg).
  • De acquisitie is er verantwoordelijk voor dat het project na binnenkomst op de groslijst in behandeling wordt genomen.
  • De acquisitie beantwoordt e-mails met betrekking tot nieuwe opdrachten.
  • Acquisitie bekijkt ook elke dag de G-mail met betrekking tot potentiële opdrachten.De acquisitie bouwt en onderhoudt een netwerk van (potentiële) opdrachtgevers.
  • De acquisitie maakt een afspraak met de potentiële opdrachtgever en zorgt ervoor dat het intakeformulier wordt ingevuld door de leden van de projectgroep.
  • De acquisitie is beheerder van de intakeformulieren en de groslijst in de acquisitie map.
  • De acquisitie is voldoende op de hoogte van de inhoud van de projecten binnen de studentstichting.
  • De acquisitie maakt een gespreksverslag voor de studentstichting en de opdrachtgever na afloop van een gesprek, hierin worden de gemaakte afspraken bevestigd.
  • Vervolgens plaats de acquisitie deze in de projectmap op Google Drive zodat studenten een leerofferte kunnen maken.
  • De acquisitie houdt contact met de opdrachtgever tijdens en na afloop van het project in het kader van relatiebeheer.
  • De acquisitie beheert de acquisitie map.
  • Per opdracht zit hier het intakeformulier, leerofferte, en eindevaluatie in.